Como baixar o formulário 941 para 2021: um guia completo
Se você é um empregador que paga salários aos funcionários, você precisa preencher o Formulário 941 a cada trimestre para relatar seu imposto de renda federal, imposto de Seguridade Social e retenções e pagamentos de impostos do Medicare. Neste artigo, mostraremos como baixar o Formulário 941 de 2021, como preenchê-lo e como enviá-lo ao IRS. Também responderemos a algumas perguntas frequentes sobre o Formulário 941.
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O que é o Formulário 941 e quem precisa preenchê-lo?
O Formulário 941, também conhecido como Declaração de Imposto Federal Trimestral do Empregador, é um formulário que os empregadores usam para relatar seus impostos federais sobre a folha de pagamento. Esses impostos incluem:
Imposto de renda retido dos salários, gorjetas e outras remunerações dos funcionários
Imposto de Seguridade Social (6,2% cada para empregador e empregado) e imposto do Medicare (1,45% cada para empregador e empregado) sobre salários e gorjetas tributáveis
Imposto adicional do Medicare (0,9%) retido dos salários dos funcionários que excedam US$ 200.000 em um ano civil
A parcela do empregador no imposto de Seguridade Social e no imposto do Medicare sobre salários de licença médica qualificados e salários de licença familiar qualificados pagos de acordo com a Families First Coronavirus Response Act (FFCRA)
Crédito de retenção de funcionários (ERC) reivindicado por empregadores que retiveram funcionários durante a crise do COVID-19
Crédito para salários de licença médica qualificados e salários de licença familiar qualificados pagos sob o FFCRA
Crédito para pagamentos de assistência premium COBRA feitos de acordo com o American Rescue Plan Act de 2021 (ARPA)
A maioria dos empregadores é obrigada a preencher o Formulário 941 a cada trimestre, a menos que sejam elegíveis para preencher o Formulário 944 (Declaração Anual de Impostos Federais do Empregador) ou Formulário 943 (Declaração Anual de Impostos Federais do Empregador para Empregados Agrícolas). Você pode descobrir se você se qualifica para esses formulários no site do IRS.
Noções básicas do formulário 941
O formulário 941 consiste em cinco partes e dois cronogramas. Aqui está uma breve visão geral de cada parte e programação:
Parte 1: responda a perguntas sobre sua empresa e funcionários, como número de identificação do empregador (EIN), nome, endereço, número de funcionários, salários, gorjetas e outras remunerações, imposto de renda federal retido, salários e gorjetas tributáveis do Seguro Social e do Medicare, impostos totais antes dos ajustes, ajustes do trimestre atual, impostos totais após os ajustes, depósitos totais do trimestre, saldo devido ou pagamento a maior e opções de reembolso ou crédito.
Parte 2: Relate sua responsabilidade fiscal por mês se o total de impostos após os ajustes (linha 10) for inferior a US$ 2.500 ou se você for um depositante agendado mensalmente. Se você é um depositante agendado quinzenalmente ou acumulou US$ 100.000 ou mais em impostos em qualquer dia durante o trimestre, informe sua responsabilidade fiscal por período quinzenal no Anexo B (Formulário 941).
Parte 3: Relate sua responsabilidade fiscal para o trimestre se você for um empregador sazonal ou um novo empregador que não teve funcionários durante alguns dos meses do trimestre.
Parte 4: Reivindique quaisquer créditos ou ajustes que se apliquem a você, como o ERC, os créditos FFCRA, o crédito COBRA, o crédito do imposto federal pago sobre combustíveis e a exclusão do auxílio-doença. Pode ser necessário anexar o Formulário 8974 (Crédito fiscal da folha de pagamento para pequenas empresas qualificadas para aumentar as atividades de pesquisa) ou Formulário 5884-C (Crédito de oportunidade de trabalho para organizações isentas de impostos qualificadas que contratam veteranos qualificados) se estiver reivindicando esses créditos.
Parte 5: Forneça informações sobre um representante terceirizado que pode discutir seu Formulário 941 com o IRS e assinar seu formulário sob pena de perjúrio.
Anexo A (Formulário 941): Relate sua responsabilidade total para o trimestre e qualquer crédito de imposto de folha de pagamento qualificado para pequenas empresas para aumentar as atividades de pesquisa. Você deve preencher este cronograma se estiver reivindicando o ERC, os créditos FFCRA ou o crédito COBRA, ou se você for um depositante de cronograma quinzenal ou acumulou $ 100.000 ou mais de impostos em qualquer dia durante o trimestre.
Anexo B (Formulário 941): Relate sua responsabilidade fiscal por período quinzenal. Você deve preencher este cronograma se for um depositante de cronograma quinzenal ou acumular $ 100.000 ou mais de impostos em qualquer dia durante o trimestre.
Prazos de preenchimento do formulário 941
Você deve preencher o Formulário 941 até o último dia do mês seguinte ao final do trimestre. Por exemplo, para o primeiro trimestre de 2021 (janeiro a março), você deve preencher o Formulário 941 até 30 de abril de 2021. Aqui estão os prazos de preenchimento para cada trimestre de 2021:
TrimestreMesesPrazo final
Primeirojaneiro a março30 de abril de 2021
Segundoabril a junho2 de agosto de 2021
Terceirojulho a setembro1º de novembro de 2021
Quartooutubro a dezembro31 de janeiro de 2022
Se o prazo cair em um sábado, domingo ou feriado, você pode arquivar no próximo dia útil.
Penalidades do formulário 941
Se você não preencher o Formulário 941 no prazo ou não pagar seus impostos integralmente, poderá sofrer penalidades do IRS. As penalidades são baseadas no valor do imposto devido e no número de dias de atraso. Aqui estão algumas penalidades comuns que podem se aplicar a você:
Multa de atraso na entrega: A multa é de 5% do imposto não pago por cada mês ou parte de mês de atraso na declaração, até ao máximo de 25%. Se a sua devolução estiver atrasada por mais de 60 dias, você também pagará uma multa mínima de US$ 435 ou o saldo do imposto devido na sua devolução, o que for menor.
Multa por mora: A multa é de 0,5% do imposto não pago por cada mês ou parte de mês de atraso no pagamento, até um máximo de 25%. A multa aumenta para 1% ao mês se o seu pagamento ainda não for pago após 10 dias após o aviso de intenção de cobrança. A multa aumenta para 2% ao mês se o seu pagamento ainda não for pago após o recebimento do aviso e exigência de pagamento imediato do IRS.
Multa de depósito atrasado: A multa varia dependendo de quantos dias de atraso seu depósito está e se você fez arranjos para pagar até a data de vencimento. As taxas de penalidade são as seguintes:
2% - Depósitos efetuados com 1 a 5 dias de atraso
5% - Depósitos efetuados com 6 a 15 dias de atraso
10% - Depósitos efetuados com mais de 15 dias de atraso ou até 10 dias após o recebimento do aviso e exigência de pagamento do IRS
15% - Depósitos não feitos ou pagos diretamente a um funcionário ou agente do IRS após o recebimento de notificação e solicitação de pagamento do IRS
Multa por falha no depósito: A multa é de 10% do valor do imposto devido se você não usar a transferência eletrônica de fundos (EFT) para fazer um depósito quando necessário. Você deve usar EFT para fazer todos os depósitos de impostos federais, a menos que seus depósitos totais para um ano civil sejam inferiores a US$ 2.500.
Multa de pagamento não honrado: A multa é de 2% do valor do imposto devido se o seu cheque ou outra forma de pagamento for não honrado por sua instituição financeira devido a fundos insuficientes ou outros motivos. A penalidade é limitada a US$ 1.270 para pagamentos de US$ 1.250 ou mais.
Você pode evitar ou reduzir essas penalidades arquivando e pagando em dia, solicitando uma prorrogação do prazo para arquivar ou solicitando um acordo de parcelamento se não puder pagar integralmente. Você também pode solicitar uma redução de penalidade se tiver uma causa razoável para sua falha em arquivar ou pagar.
Como baixar o Formulário 941 para 2021
Existem três maneiras de baixar o Formulário 941 para 2021: no site do IRS, em um software tributário ou em um provedor de serviços de folha de pagamento. Aqui estão as etapas para cada método:
Baixe o Formulário 941 do site do IRS
A maneira mais fácil de baixar o Formulário 941 para 2021 é visitar o site do IRS e baixar o arquivo PDF do formulário. Você também pode baixar as instruções e cronogramas para o Formulário 941 na mesma página. Você pode imprimir o formulário e preenchê-lo à mão ou pode preenchê-lo em seu computador usando um software leitor de PDF. Se você optar por preenchê-lo em seu computador, certifique-se de salvar uma cópia do formulário preenchido antes de imprimi-lo.
Baixe o Formulário 941 de um software tributário
Outra maneira de baixar o Formulário 941 para 2021 é usar um software tributário compatível com o Formulário 941.Alguns exemplos de software tributário que oferecem esse recurso são TurboTax, H&R Block e TaxAct. Você pode se inscrever para uma conta gratuita ou paga com esses softwares e acessar o Formulário 941 online. O software irá guiá-lo através do processo de preenchimento do formulário e realizará cálculos e verificações de erros para você. Você também pode arquivar seu Formulário 941 por meio do software se tiver um EIN e um PIN do IRS.
Baixe o Formulário 941 de um provedor de serviços de folha de pagamento
A terceira maneira de baixar o Formulário 941 para 2021 é usar um provedor de serviços de folha de pagamento que gerencie o Formulário 941 para você. Alguns exemplos de provedores de serviços de folha de pagamento que oferecem esse serviço são ADP, Paychex e Gusto. Você pode se inscrever para uma avaliação gratuita ou uma assinatura paga com esses provedores e gerenciar sua folha de pagamento online. Os provedores calcularão e depositarão seus impostos sobre a folha de pagamento para você e gerarão o Formulário 941 para cada trimestre. Você pode baixar, imprimir ou arquivar seu formulário 941 no site ou aplicativo.
Como preencher o Formulário 941 para 2021
Depois de baixar o Formulário 941 para 2021, você precisa preenchê-lo com informações precisas e completas. Aqui estão algumas dicas e instruções para cada parte do formulário:
Parte 1: responda a perguntas sobre sua empresa e seus funcionários
Nesta parte, você precisa fornecer informações básicas sobre sua empresa e funcionários, como:
Seu EIN, nome, nome comercial (se houver) e endereço
O número de funcionários que receberam salários, gorjetas ou outras remunerações no trimestre
O valor total de salários, gorjetas e outras remunerações pagas a seus funcionários no trimestre
O valor total do imposto de renda federal retido dos salários, gorjetas e outras remunerações de seus funcionários no trimestre
Os salários e gorjetas tributáveis do Seguro Social e os salários e gorjetas tributáveis do Medicare pagos aos seus funcionários no trimestre. Você precisa multiplicar esses valores pelas taxas de impostos aplicáveis (6,2% para o Seguro Social e 1,45% para o Medicare) para obter os valores dos impostos.
O total de impostos antes dos ajustes, que é a soma das linhas 3, 5a (coluna 1) e 5b (coluna 1)
Os ajustes do trimestre atual, que incluem frações de centavos, auxílio-doença, gorjetas, seguro de vida em grupo, pagamentos de assistência premium COBRA e crédito fiscal qualificado para folha de pagamento de pequenas empresas para aumentar as atividades de pesquisa. Você precisa anexar o Anexo A (Formulário 941) se estiver reivindicando algum desses ajustes.
O total de impostos após os ajustes, que é a diferença entre as linhas 10 e 11
O total de depósitos para este trimestre, que inclui todos os depósitos de impostos federais feitos durante o trimestre mais qualquer pagamento indevido aplicado no trimestre anterior
O saldo devedor ou pagamento a maior, que é a diferença entre as linhas 12 e 13. Se a linha 12 for maior que a linha 13, você terá um saldo devedor. Se a linha 13 for maior que a linha 12, você terá um pagamento a maior.
As opções de reembolso ou crédito, que permitem escolher como deseja aplicar seu pagamento a maior. Você pode solicitar um reembolso ou aplicá-lo em sua próxima devolução.
Parte 2: Relate sua responsabilidade fiscal por mês ou quinzenalmente
Nesta parte, você precisa relatar sua responsabilidade fiscal por mês ou quinzenalmente, dependendo do cronograma de depósito. Sua programação de depósito é baseada em sua responsabilidade fiscal total relatada no Formulário 941 em um período de retrospectiva. O período retrospectivo é o período de 12 meses que termina em 30 de junho do ano anterior. Por exemplo, para 2021, o período de retrospectiva é de 1º de julho de 2019 a 30 de junho de 2020.
Se a sua responsabilidade fiscal total para o período de retrospectiva foi de US$ 50.000 ou menos, você é um depositante agendado mensalmente. Isso significa que você deve depositar seus impostos até o dia 15 do mês seguinte. Por exemplo, para o primeiro trimestre de 2021, você deve depositar seus impostos até 15 de fevereiro, 15 de março e 15 de abril.
Se sua responsabilidade fiscal total para o período retrospectivo for superior a US$ 50.000, você é um depositante agendado quinzenalmente.Isso significa que você deve depositar seus impostos até a quarta ou sexta-feira seguinte, dependendo do dia da semana em que você paga seus funcionários. Por exemplo, para o primeiro trimestre de 2021, se você pagar seus funcionários na quarta, quinta ou sexta-feira, deverá depositar seus impostos até a quarta-feira seguinte. Se você pagar seus funcionários no sábado, domingo, segunda ou terça-feira, deverá depositar seus impostos até a sexta-feira seguinte.
Se você é um depositante agendado mensalmente, pode relatar sua responsabilidade fiscal por mês na linha 16 do Formulário 941. Se você é um depositante agendado quinzenalmente ou acumulou $ 100.000 ou mais de impostos em qualquer dia durante o trimestre, você deve relatar sua obrigação tributária por período quinzenal no Anexo B (Formulário 941).
Parte 3: Relate sua responsabilidade fiscal para o trimestre
Nesta parte, você precisa relatar sua responsabilidade fiscal para o trimestre se for um empregador sazonal ou um novo empregador que não teve funcionários durante alguns dos meses do trimestre. Um empregador sazonal é aquele que não precisa preencher o Formulário 941 para cada trimestre do ano porque não paga salários em alguns trimestres. Um novo empregador é aquele que iniciou seus negócios durante o trimestre atual.
Se você for um empregador sazonal ou um novo empregador, marque a caixa na linha 18 e insira os meses em que pagou salários aos funcionários no trimestre. Por exemplo, se você pagou salários apenas em março do primeiro trimestre de 2021, marque a caixa e digite "03" no espaço fornecido.
Parte 4: Reivindique quaisquer créditos ou ajustes
Nesta parte, você precisa reivindicar quaisquer créditos ou ajustes que se apliquem a você, como o ERC, os créditos FFCRA, o crédito COBRA, o crédito do imposto federal pago sobre combustíveis e a exclusão do auxílio-doença. Pode ser necessário anexar o Formulário 8974 (Crédito fiscal da folha de pagamento para pequenas empresas qualificadas para aumentar as atividades de pesquisa) ou Formulário 5884-C (Crédito de oportunidade de trabalho para organizações isentas de impostos qualificadas que contratam veteranos qualificados) se estiver reivindicando esses créditos.
Linha 19: Insira o valor de ERC que você está reivindicando para o trimestre. O ERC é um crédito fiscal reembolsável que permite que os empregadores elegíveis reduzam seu imposto sobre a folha de pagamento em até 70% dos salários qualificados pagos aos funcionários durante a crise do COVID-19. Você pode reivindicar até $ 7.000 por funcionário por trimestre em 2021. Você deve preencher e anexar o Anexo A (Formulário 941) se estiver reivindicando esse crédito.
Linha 20: Insira a quantidade de créditos FFCRA que você está reivindicando para o trimestre. Os créditos FFCRA são créditos fiscais reembolsáveis que permitem que os empregadores qualificados reduzam sua responsabilidade fiscal sobre a folha de pagamento pelo valor dos salários de licença médica qualificados e salários de licença familiar qualificados pagos aos funcionários sob o FFCRA. Você pode reivindicar até $ 511 por dia por até 10 dias por funcionário para salários qualificados de licença médica e até $ 200 por dia por até 10 semanas por funcionário para salários qualificados de licença familiar. Você deve preencher e anexar o Anexo A (Formulário 941) se estiver reivindicando esses créditos.
Linha 21: Insira o valor do crédito COBRA que você está reivindicando para o trimestre. O crédito COBRA é um crédito fiscal reembolsável que permite que os empregadores qualificados reduzam sua obrigação de imposto sobre a folha de pagamento no valor dos pagamentos de assistência premium COBRA feitos a beneficiários qualificados sob o ARPA. Você pode reivindicar 100% dos prêmios pagos para cada mês de abril de 2021 a setembro de 2021. Você deve preencher e anexar o Anexo A (Formulário 941) se estiver reivindicando este crédito.
Linha 22: Insira o valor do crédito do imposto federal pago sobre os combustíveis que você está reivindicando no trimestre. Este crédito é um crédito fiscal não reembolsável que permite que os empregadores qualificados reduzam sua obrigação de imposto sobre a folha de pagamento pelo valor do imposto federal pago sobre certos combustíveis usados para fins não tributáveis, como uso comercial fora de estrada ou agricultura. Você deve anexar o Formulário 4136 (Crédito para Imposto Federal Pago sobre Combustíveis) se estiver reivindicando este crédito.
Linha 23: Insira o valor da exclusão do auxílio-doença que você está reivindicando para o trimestre.Essa exclusão permite que os empregadores qualificados reduzam seus salários e gorjetas tributáveis do Seguro Social e do Medicare pelo valor do auxílio-doença pago aos funcionários por um pagador terceirizado, como uma companhia de seguros ou um fundo fiduciário. Você deve anexar o Formulário 8922 (Recapitulação do pagamento por doença de terceiros) se estiver reivindicando essa exclusão.
Parte 5: Forneça informações sobre o representante e a assinatura de terceiros
Nesta parte, você precisa fornecer informações sobre um representante terceirizado que pode discutir seu Formulário 941 com o IRS e assinar seu formulário sob pena de perjúrio.
Linha 24: Se você deseja permitir que uma pessoa (como um contador, um provedor de serviços de folha de pagamento ou um funcionário) discuta seu Formulário 941 com o IRS, marque a caixa "Sim" e digite seu nome, número de telefone e número de identificação pessoal (PIN). Se você não deseja permitir que ninguém discuta seu Formulário 941 com o IRS, marque a caixa "Não".
Linha 25: Assine seu nome, digite seu cargo, digite seu número de telefone e digite a data. Se estiver preenchendo o Formulário 941 online, você pode usar uma assinatura eletrônica em vez de uma assinatura manuscrita. Você também pode usar a assinatura de um agente autorizado se tiver uma procuração válida.
Como enviar o Formulário 941 para 2021
Depois de preencher o Formulário 941 para 2021, você precisa enviá-lo ao IRS até o prazo final. Existem duas maneiras de enviar o Formulário 941: eletronicamente ou pelo correio.
Envie o Formulário 941 por meio de provedores aprovados pelo IRS
A maneira preferencial de enviar o Formulário 941 é arquivá-lo por meio de um provedor aprovado pelo IRS. O arquivamento eletrônico tem muitos benefícios, como processamento mais rápido, menos erros, confirmação de recebimento e segurança dos dados. Você pode arquivar o Formulário 941 por meio de um destes métodos:
Arquivo eletrônico usando um software tributário compatível com o Formulário 941, como TurboTax, H&R Block ou TaxAct. Você precisará de um EIN e um PIN do IRS para arquivar seu formulário eletrônico.
Arquivo eletrônico usando um provedor de serviços de folha de pagamento que processa o Formulário 941 para você, como AD P, Paychex ou Gusto.Você precisará autorizá-los a preencher o formulário em seu nome.
Arquivo eletrônico usando o sistema de arquivos eletrônicos do IRS. Você precisará se inscrever no programa de arquivo eletrônico do IRS e obter um número de identificação de arquivamento eletrônico (EFIN) e um PIN do IRS. Você pode encontrar mais informações sobre como se inscrever e arquivar no site do IRS.
Envie o formulário 941 para o endereço do IRS com base na sua localização
A maneira alternativa de enviar o Formulário 941 é enviá-lo para o endereço do IRS com base na sua localização e se você está incluindo um pagamento ou não. Você pode encontrar o endereço correto para sua localização no site do IRS ou nas instruções do Formulário 941. Você deve usar o Serviço Postal dos EUA ou um serviço de entrega particular aprovado pelo IRS, como FedEx, UPS ou DHL. Você também deve manter uma prova de envio ou entrega para seus registros.
Se você estiver enviando o Formulário 941 com um pagamento, você deve fazer seu cheque ou ordem de pagamento pagável ao "Tesouro dos Estados Unidos" e escrever seu EIN, "Formulário 941", e o trimestre e o ano nele. Você também deve anexar o Formulário 941-V (Comprovante de Pagamento) ao seu pagamento e enviá-los juntos no mesmo envelope.
Conclusão
O Formulário 941 é um formulário importante que os empregadores precisam preencher a cada trimestre para relatar seus impostos federais sobre a folha de pagamento. Neste artigo, mostramos como baixar o Formulário 941 para 2021, como preenchê-lo e como enviá-lo ao IRS. Esperamos que este guia tenha sido útil e informativo para você.
Se você tiver alguma dúvida ou precisar de ajuda com o Formulário 941, entre em contato com o IRS em 1-800-829-4933 ou visite o site. Você também pode consultar um profissional tributário ou um provedor de serviços de folha de pagamento para obter mais orientação e suporte.
perguntas frequentes
Aqui estão algumas perguntas frequentes sobre o Formulário 941:
P: Como corrijo um erro no Formulário 941?
R: Se você descobrir um erro no Formulário 941 depois de preenchê-lo, poderá corrigi-lo preenchendo o Formulário 941-X (Declaração de Imposto Federal Trimestral do Empregador Ajustado ou Solicitação de Reembolso).Você deve preencher o Formulário 941-X o mais rápido possível e seguir as instruções do formulário.
P: Como solicito um reembolso ou crédito por impostos pagos em excesso no Formulário 941?
R: Se você pagou seus impostos em excesso no Formulário 941, pode reivindicar um reembolso ou crédito marcando a caixa apropriada na linha 14 do Formulário 941 e inserindo o valor do pagamento a maior na linha 13. Você também pode preencher o Formulário 941-X para reivindicar um reembolso ou crédito para o trimestre anterior.
P: Como solicito uma extensão de prazo para arquivar o Formulário 941?
R: Se precisar de mais tempo para arquivar o Formulário 941, você pode solicitar uma extensão de prazo preenchendo o Formulário 8809 (Pedido de Extensão de Tempo para Arquivar Devoluções de Informações) antes da data de vencimento do Formulário 941. Você pode obter uma extensão automática de 30 dias preenchendo este formulário online ou por correio. Você também pode solicitar uma extensão adicional de 30 dias preenchendo outro Formulário 8809 antes do final do primeiro período de extensão.
P: Como altero meu endereço ou nome comercial no Formulário 941?
R: Se você mudou seu endereço ou nome comercial desde a última vez que preencheu o Formulário 941, informe a mudança ao IRS o mais rápido possível. Você pode fazer isso marcando a caixa na linha 4 do Formulário 941 e inserindo seu novo endereço ou nome comercial. Você também pode preencher o Formulário 8822-B (Mudança de Endereço ou Parte Responsável - Empresa) para notificar o IRS sobre a mudança.
P: Como posso verificar se meu Formulário 941 foi recebido pelo IRS?
R: Se você preencheu seu Formulário 941 por e-mail, deverá receber um e-mail de confirmação do seu provedor de e-arquivo ou do IRS dentro de 24 horas. Você também pode verificar o status de sua declaração eletrônica no site do IRS inserindo seu EIN, PIN e trimestre e ano. Se você enviou seu Formulário 941, pode ligar para o IRS em 1-800-829-4933 e fornecer seu EIN, trimestre e ano e a data em que enviou sua declaração. Você também pode usar um comprovante de envio ou entrega de seu serviço postal ou serviço de entrega para verificar se seu Formulário 941 foi recebido pelo IRS.
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